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无处不在的项目管理思维,你学会了吗?
发布时间: 2019-04-17

              

“我又不是项目经理,干嘛要懂项目管理思维呢?”


       不要着急,

不管你从事的是质量管理,还是项目管理,还是其他任何工作,

毫无疑问这篇分享你都看对了!


       因为无论是在生活还是工作场合,其实很多事情的开展都是以“项目管理”的形式进行的。


比如从组织一次家庭聚会,到开展某个六西格玛项目;

从策划一次旅行,到实施生产车间的Kaizen活动,

我们都需要运用项目管理的方法,以及项目管理的思维。


       所以,懂一些项目管理工具,以及项目管理思维,

定能帮助你更加从容地应对生活和工作中的各种挑战!


       今天就为大家分享7个很不错的项目管理工具。

当然,每个工具后面都有相应的项目管理思维哦。


       没错!重要的其实不是工具,而是工具后面的思维, that really powerful mind set.


工具1:任务分解法(WBS)

Mind Set:化整为零、各个击破




方法简述:

WBS即Work Breakdown Structure,中文直译是工作分解结构。指将较大的项目分解成更加便于控制和实施的工作和任务,以便更加有效的执行和监控。分解的步骤是:目标→任务→工作→活动。

WBS分解的原则:将主体目标逐步细化分解,最底层的任务活动可直接分派到个人去完成;每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。


方法运用:

这一点非常重要,是项目管理分阶段管理原则的体现。当我们面临一项大的项目任务的时候往往感觉困难丛丛,无从下手。学会分解任务,只有将任务分解得足够细,你才能心里有数,你才能有条不紊地工作,你才能统筹安排你的时间表。


备注:在WBS之后,对于一个复杂项目管理,我们往往还会用到甘特图 Gantt Chart,如下图: 最左边一列就是基于WBS的工作分解,最右边的柱状图展示了对应分解想的进度状态。一张专业的甘特图对于项目管理来说是十二分必要的。




工具2:时间管理-重要与紧急

Mind Set:要事第一




方法简述:

这是时间管理方面的一项基本策略。我们在工作生活中要分清主次,优先进行重要且紧急的工作,其次是紧急不重要的工作,然后是重要不紧急的工作,最后是不重要不紧急的工作。具体释义如下:

A、重要且紧急

紧急状况

迫切的问题

限期完成的工作


B、重要不紧急

准备工作

预防措施

人际关系的建立

增进自己的能力


C、紧急不重要

造成干扰的事、电话、

信件、报告、会议

许多迫在眉捷的急事


D、不重要不紧急

忙碌琐碎的事

广告函件、电话、逃避性活动


方法运用:

优先顺序=重要性*紧迫性,在进行时间安排时,应权衡各种事情的优先顺序。对工作要有前瞻能力,防患于未然,如果总是在忙于救火,那将使我们的工作永远处于被动之中。


工具3:二八原则

Mind Set:凡事抓主要矛盾




方法简述:

柏拉图定律:“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。二八法则在工作生活中处处可见,比如:

80%的销售额是源自20%的顾客

80%的电话是来自20%的朋友

80%的财富集中在20%的人手中


方法运用:

二八法则启示我们在工作中要善于抓主要矛盾,善于从纷繁复杂的工作中理出头绪,把资源用在最重要、最紧迫的事情上。而不要把有限的精力耗费在产生很少价值甚至不产生价值的事情上!比如生活中不分昼夜的刷剧、不知节制的放纵。在工作时间频繁刷手机、参加一些无意义的吐槽等。



工具4:SWOT分析法

Mind Set:关注全局



方法简述:

SWOT分析法是管理学中重要的基础策略,广泛的运用于企业战略制定、业务分析中。主要的目标是基于当前内外形势做出更加合理有效的策略。具体释义如下:

Strengths:优势

Weaknesses:劣势

Opportunities:机会

Threats:威胁


方法运用:

SWOT分析可以帮助我们清晰地把握全局,分析自己在资源方面的优势与劣势,把握环境提供的机会,防范可能存在的风险与威胁,从而制定更加合理有效的人生策略。



工具5:PDCA循环

Mind Set:永远改善




方法简述:

PDCA法则同样是管理学中重要的基础策略,很多人都知道的!最早运用于工厂中的质量管理和改进!并成就了日本制造业的辉煌。具体释义如下:


Plan:制定目标与计划

Do:任务展开,组织实施

Check:对过程中的关键点和最终结果进行检查

Action:纠正偏差,对成果进行标准化,并确定新的目标,制定下轮计划


方法运用:

无论是工作还是人生,都是一个PDCA循环,都需要计划、实施、检查结果,并进一步进行改进,同时进入下一个循环,只有在日积月累的渐进改善中,才可能会有质的飞跃,才可能完善每一项工作,完善自己的人生。


工具6:5W1H法

Mind Set:问几个个好问题





方法简述:


5W1H法是我们制定策略时的黄金策略,并有不同的衍生版本,比如6W2H、3W1H等等,都是结合实际情况进行的剪裁运用。具体释义如下:

What:工作的内容和达成的目标

Why:做这项工作的原因

Who:参加这项工作的具体人员,以及负责人

When:在什么时间、什么时间段进行工作

Where:工作发生的地点

How:用什么方法进行


方法运用:

做任何工作都应该从5W1H来思考,这有助于我们的思路的条理化,杜绝盲目性。乔布斯所推崇的黄金圈法则就是指 WHAT-WHY-HOW! 同样是5W1H的体现。在生活中同样如此,比如家庭要安排旅游计划,那么去哪里旅游?采用什么样的路线?计划话多少钱?旅游的定位这些都需要通盘的考虑,以避免堵在人生路上这样的情况一再出现!



工具7:SMART原则

Mind Set:拒绝模棱两可



方法简述:

SMART原则是我们在制定目标的时候可以利用的有效方法,避免因目标不清晰而导致计划、行动的不清晰。具体释义如下:

Specific:具体的

Measurable:可测量的

Attainable :可达到的

Relevant:相关的

Time based:时间的


方法运用:

很多人在工作、生活中之所以浑浑噩噩、放任自流,正是因为没有科学合理的目标,注意我们这里说的是科学合理的目标,而不是那种假大空似的不切实际的目标。比如在工作中和领导汇报工作,如果目标不明确,洋洋洒洒的说了半天领导也不明所以。



结语



上面的工具我们在许多其他场合都能看到,比如质量管理、目标管理等等。但无论管理的对象是什么,其方法和思维都是相通的,是的,比工具更重要的是思维方式。


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